Alloggiati Web: come registrare gli ospiti della tua casa vacanza
2026-10-12
Chi affitta una casa vacanza, un B&B o una camera in Italia deve comunicare alla Polizia di Stato le generalità di chi alloggia. Lo si fa online, sul portale Alloggiati Web. È uno degli adempimenti più sottovalutati dai nuovi host, e uno di quelli che costano di più se trascurati. In questa guida trovi cosa prevede la regola, quali dati raccogliere e come non perdere tempo ad ogni arrivo.
Chi deve comunicare gli ospiti
L'obbligo riguarda chi dà alloggio a persone: strutture ricettive, ma anche chi affitta appartamenti per brevi periodi, comprese le locazioni turistiche e brevi. La norma di riferimento è l'articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza (TULPS). L'obbligo ricade sul gestore o proprietario, non sulla piattaforma su cui è stata fatta la prenotazione: Airbnb o Booking.com non comunicano nulla alla Questura al posto tuo.
Entro quando
La comunicazione va fatta entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Per i soggiorni inferiori alle 24 ore il termine è più breve: entro sei ore dall'arrivo. In pratica conviene considerare la schedina come parte del check-in, da fare lo stesso giorno in cui l'ospite arriva, non il giorno dopo con calma.
Quali dati servono per ogni ospite
- Nome e cognome;
- data e luogo di nascita;
- cittadinanza;
- tipo e numero del documento di identità e luogo di rilascio;
- data di arrivo e numero di notti.
Per le famiglie e i gruppi puoi indicare un capofamiglia o un capogruppo con il suo documento e aggiungere gli altri componenti con le loro generalità. Le istruzioni aggiornate sono sempre quelle pubblicate sul portale ufficiale: prima di iniziare leggile, perché i dettagli (per esempio i campi richiesti per i minori) possono cambiare.
Il problema pratico: raccogliere i documenti
La parte difficile non è compilare il portale, ma ottenere dati corretti e leggibili da ospiti che spesso non conosci. I metodi più comuni sono tre:
- Di persona, all'arrivo: sicuro, ma ti obbliga a essere presente o a delegare qualcuno.
- Via chat: comodo, però i documenti finiscono nelle conversazioni WhatsApp e nei telefoni di chi li riceve, con problemi di privacy e di ordine.
- Con un modulo online prima dell'arrivo: l'ospite inserisce i dati e fotografa il documento da solo, tu li trovi già pronti da copiare. È il metodo che fa risparmiare più tempo.
Quando i documenti arrivano in formato cartaceo o come fotocopia, conviene comunque inserirli subito in un unico posto, in modo da avere tutto sotto mano al momento di compilare la schedina.
Privacy: cosa devi fare con i documenti
I documenti di identità sono dati personali delicati. Conservali solo per il tempo necessario, in un luogo protetto e non in galleria sul telefono o nelle email. Informa gli ospiti di come tratti i loro dati e cancellali quando non servono più. Un sistema con cancellazione automatica dopo un periodo definito toglie il problema di ricordarsene.
Cosa rischi se non comunichi
L'omessa comunicazione è un illecito sanzionato dalla legge di pubblica sicurezza. Le sanzioni precise e le eventuali novità vanno verificate sulle fonti ufficiali o con un professionista, ma il punto è semplice: è un adempimento obbligatorio, controllabile e facile da evitare con un po' di organizzazione.
Una routine semplice
- Quando confermi la prenotazione, manda all'ospite il link al modulo di check-in.
- Il giorno prima dell'arrivo controlla chi ha già compilato e sollecita gli altri.
- All'arrivo verifica che il documento corrisponda ai dati inseriti.
- Compila Alloggiati Web lo stesso giorno e segna la schedina come inviata.
Il modulo Check-in di HostlyFlow serve proprio a questo: mandi un link all'ospite, lui compila i dati e carica il documento, tu li ritrovi ordinati per soggiorno. I documenti vengono cancellati automaticamente dopo 30 giorni. Se un ospite ti consegna i documenti di persona, puoi inserirli tu direttamente.
Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce la consulenza di un professionista né le indicazioni ufficiali della Polizia di Stato.